Règlements Généraux MLL

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Il est à noter que les règlements ci-dessous sont en cours de révision et en processus de modification et en attente d’approbation de la Conseil d’Administration. Ils seront ensuite proposées à tous les membres de la Corporation au cours de l’Assemblée Générale.

CORPORATION MAISON LUCIEN L’ALLIER

 

English version Version française
The masculine is used in this publication without prejudice for the sake of conciseness. Dans le présent texte, le masculin est utilisé sans discrimination, dans le seul but d’alléger le texte.

 

1- General provisions 1-      Dispositions générales
1.1   Name

 

The name of the Corporation is Corporation Maison Lucien-L’Allier (MLL).

 

1.1    Nom

 

La Corporation se nomme Corporation Maison Lucien-L’Allier (MLL).

 

1.2  Head Office

 

The Head Office of the Corporation is located at:

720 Lucien-L’Allier, # 106

Montreal, Quebec   H3C 1Z8

 

1.2  Siège social

Le siège social de la Corporation est situé au:

720, rue Lucien-L’Allier, # 106

Montréal, QC  H3C 1Z8

 

1.2    Definitions

 

a)  Corporation: The Maison Lucien-L’Allier Corporation.

 

b)  Law: Companies Act (1.r.q., Chapter C.38 to 218, Part III).

 

c)  Director: A member of the Board of Directors.

 

d)  Tenant:  Any person holding a current and valid lease issued by the Corporation.

 

e)  By-law: Refers to the present by-laws as well as all other current regulations of the Corporation.

 

1.3 Définitions

 

a) Corporation: La Corporation Maison Lucien-L’Allier.

 

b) La Loi: Loi sur les compagnies (1.r.q. chap. 38 à 218, Partie III).

 

c) Administrateur: Membre du Conseil d’administration.

 

d) Locataire: Toute personne qui détient un bail en vigueur avec la Corporation.

 

e)   Règlements : Désigne les présents règlements ainsi que tous les autres règlements de la Corporation alors en vigueur.

 

1.4     Mission

 

The Corporation Maison Lucien-L’Allier is a non-profit community organization that offers long-term affordable housing with support services for autonomous individuals with mental health problems.

 

The support services offered encourage: empowerment to remain autonomous, and to be an active member in the organization (for example:  involvement in various committees and/or maintenance of the building). The interventions can consist of the referral to community resources.

 

Lastly, we encourage tenants to create a community which reflects their values and to follow their treatment plans.

 

1.4   Mission

La Corporation Lucien-L’Allier est un organisme communautaire à but non lucratif qui offre du logement social à prix modique et qui intervient auprès d’individus autonomes qui sont touchés directement par la maladie mentale.

 

Les interventions offertes encouragent : le développement d’habiletés pour demeurer autonome, à être actif au sein de l’organisme (par exemple : participer à des comités et/ou la maintenance de l’immeuble). Les interventions peuvent consister à référer les locataires à d’autres ressources communautaires pouvant les aider.

 

Finalement, la Maison encourage les locataires à se créer un milieu de vie à leur image et à poursuivre leur plan de traitement.

 

  1.5     Goals

 

The goals of the Corporation are:

 

a)        of an exclusively social, humanitarian and charitable nature.

 

b)        to provide safe, affordable housing units (rooms, apartments) downtown;

 

c)         to foster a feeling of belonging among tenants.

 

d)        to promote the participation of tenants in the administration, maintenance and activities of Maison Lucien-L’Allier.

 

e)        to favor the reintegration of persons with mental health problems into the community and society by providing housing (apartments or rooms) and support to such persons.

 

f)         to favor the personal development, self-reliance and autonomy of the tenants of the Corporation.

 

g)        to favor the development among tenants of a sense of responsibility towards the Maison Lucien-L’Allier and towards the community.

 

h)        to create a link between tenants and local community resources.

 

i)          to protect the rights of the tenants of Maison Lucien-L’Allier.

 

j)          to represent tenants’ interests in matters related to housing concerns.

 

k)        to create a political and social strategy to help preserve the building and its grounds.

 

1.5   Buts

              

Les buts de la Corporation sont:

 

a)      uniquement à caractère social, humanitaire et charitable;

 

b)      d’offrir un logement (chambre, appartement) sécuritaire, à un prix abordable dans le centre-ville;

 

c)       de favoriser un sentiment d’appartenance parmi les locataires;

 

d)      de promouvoir la participation des locataires dans l’administration, l’entretien et les activités de la Maison Lucien-L’Allier;

 

e)      de favoriser la réinsertion sociale et communautaire des personnes ayant des problèmes de santé mentale par le biais de logements (chambres ou appartements), et par l’encadrement offert à ces personnes;

 

f)       de favoriser l’épanouissement, la prise en charge et l’autonomie des locataires de la Corporation;

 

g)      de favoriser le développement d’un sens des responsabilités de la part des locataires envers la Maison Lucien-L’Allier et envers la communauté;

 

h)      de mettre les locataires en lien avec les ressources communautaires locales;

 

i)        de protéger les droits des locataires de la Maison Lucien-L’Allier;

 

j)        de représenter les locataires en regard des problématiques de logement;

 

k)      d’établir une stratégie financière, politique et sociale afin de conserver l’immeuble et le terrain.

 

1.6          Language

 

All persons have the right to speak and receive information in English or in French, as required.

 

1.6   Langue

 

Chaque personne a le droit de parler et de recevoir les communications en français et en anglais, selon son besoin.

 

2- Members 2- Membres
2.1 Categories

The Corporation has two categories of members: tenant-members and non-tenant members.

 

2.1.1 Tenant-members

Is a tenant-member :

 

Any tenant who lives at the Maison Lucien-L’Allier, who applied for membership and who was accepted by the Board of Directors.

 

2.1.2 Non-tenant members

Is a non-tenant member :

a)    Any person who works for the Corporation as a volunteer, who applied and was accepted as such by the Board of Directors.

 

b)   Representatives from health-care, social services, and community organizations who applied and who were admitted as such by the Board of Directors.

 

2.1 Catégories

La Corporation a deux catégories de membres, soient les membres locataires et les membres non-locataires.

 

2.1.1 Membres locataires

Sont membres locataires :

 

Tout locataire qui réside à la Maison Lucien-L’Allier, qui en fait la demande et qui est admis par le Conseil d’administration.

 

2.1.2 Membres non-locataires

Sont membres non-locataires :

a)      Toute personne qui œuvre bénévolement à la Corporation, qui en fait la demande et qui est admis par le Conseil d’administration.

 

b)      Les représentants des services sociaux et de la santé, ainsi que des organismes communautaires qui en font la demande et qui sont admis par le Conseil d’administration.

 

2.2          Eligibility criteria

A member must :

a)   Have the ability to participate in the fulfilment of the goals for which the Corporation was founded.

 

b)   Request membership in the Corporation.

 

c)    Commit himself to respect the by-laws of the Corporation and to participate in its General Meetings.

 

d)   Be accepted by the Board of Directors,

 

e)   Commit oneself to active participation on a committee, on the Board of Directors or in the associative life of the Corporation.

 

2.2 Conditions d’admission

Un membre doit :

a)   Être en mesure de participer à l’objet pour lequel la Corporation est constituée;

     

b)   Faire une demande d’adhésion;

 

c)   S’engager à respecter les règlements de la Corporation et à participer aux assemblées;

 

d)  Être admis par le Conseil d’administration;

 

e)  S’engager à participer activement dans un comité, au Conseil d’administration ou dans la vie associative de la Corporation.

 

2.3 Powers of members

 

Any member can participate in the General Meetings, discuss any question of interest and vote. The members have the right to participate in the activities of the organisation, to sit on different committees and to be elected to the Board of Directors.

 

2.3 Privilèges des membres

 

Tout membre peut assister aux assemblées générales, y prendre la parole, débattre de toute question d’intérêt et de voter. Les membres ont le droit de participer aux activités de l’organisation, de siéger aux différents comités et d’être élus au Conseil d’administration.

 

2.4          Resignation

 

Any member may resign from membership by written notice addressed to the Board of Directors. The resignation takes effect upon the reception of the notice by the Board or at any later date indicated by the member.

 

A tenant-member who does not hold a current, valid lease or who no longer lives on the premises of the Corporation is considered to have resigned. These persons can become a non-tenant members if they make a formal request for such status.

 

The resigning member, if he is a tenant, remains nonetheless responsible for his lease.

2.4 Démission

 

Un membre peut démissionner en faisant parvenir au Conseil d’administration un avis écrit. La démission prend effet dès la réception de l’avis par le conseil ou à toute date ultérieure indiquée par le membre démissionnaire.

 

Un membre locataire dont le bail est résilié ou qui n’habite plus l’immeuble de la Corporation, est considéré démissionnaire. Il peut devenir membre non-locataire s’il en fait la demande.

 

Le membre démissionnaire, s’il est résidant, demeure toutefois responsable de son bail.

2.5          Removal

 

The Board of Directors can, with the support of two-thirds (2/3) of the members of the Board, suspend for a determined period of time or remove a member who fails to honour commitments made to the Corporation or whom, by his conduct or activities, causes prejudice to the Corporation or is considered hostile to the Corporation.

 

Nonetheless, the Board of Directors cannot suspend or remove a member who is a Director before his mandate as a Director is revoked.

 

2.5.1 Procedure

Before deciding on the suspension or removal of a member, the Board of Directors must send the member a written notice of the motives put forward for the suspension or expulsion. The notice should also include the place, date and time of the meeting during which the Board of Directors will make its decision. The notice must be given with the same delay as the one prescribed for the convocation of that meeting.

The member can, at this meeting, oppose himself to the suspension or removal by making representations or transmitting a written declaration which the president of the meeting will read.

 

2.5.2 Decision

Not more than fifteen (15) days following the decision, the Corporation must send a written notice of the decision to the member.

2.5 Exclusion

 

Le Conseil d’administration peut, par un vote des deux-tiers (2/3) des membres du Conseil d’administration, suspendre pour une période déterminée ou exclure un membre qui ne respecte pas ses engagements envers la Corporation ou qui, par sa conduite ou ses activités, porte atteinte à la Corporation et est jugé contraire à l’intégrité de cette dernière.

 

Toutefois, le Conseil d’administration ne peut pas suspendre ou exclure un membre qui est administrateur avant que son mandat d’administrateur ait été révoqué.

 

2.5.1 Procédure

Avant de se prononcer sur la suspension ou l’exclusion d’un membre, le Conseil d’administration doit l’aviser par écrit des motifs invoqués pour cette suspension ou cette exclusion ainsi que du lieu, de la date et de l’heure de la réunion au cours de laquelle le Conseil d’administration rendra sa décision. Cet avis doit être donné dans le même délai que celui prévu pour la convocation de cette réunion.

Le membre peut, lors de cette réunion, s’opposer à sa suspension ou à son exclusion en y faisant des représentations ou en transmettant une déclaration écrite que lit le président de la réunion.

 

2.5.2  Décision

Dans les quinze (15) jours suivant sa décision, la Corporation avise par écrit le membre de cette décision.

 

3- General Meeting 3- Assemblée générale
3.1 Composition

 

The members of the Corporation, who are called for an Annual or Special Meeting, constitute the General Meeting.

 

The General Meeting of members is the supreme authority of the Corporation.

 

 

3.1 Composition

 

Les membres de la Corporation, qu’ils soient convoqués en assemblée annuelle ou spéciale, en constituent l’assemblée générale.

 

L’assemblée générale des membres est l’autorité suprême de la Corporation;

 

3.2          Annual General Meeting

 

The Annual General Meeting will take place within ninety (90) days of the end of the Corporation’s fiscal year, on March 31 of each year. The Board of Directors sets the date, place, and time of the meeting.

 

The members are called to:

 

–            Accept or refuse financial statements and the budget forecast for the coming year,

–            Appoint an auditor,

–            Accept or reject the Activity Report of the Corporation,

–            Define the general politics of the Corporation in compliance with the objectives of the Charter,

–            Elect members to the Board of Directors,

–            Ratify actions taken by the Board since the last Annual General Meeting,

–            Make all other decisions they deem necessary for the Corporation,

–            Evaluate the running of the Corporation.

3.2 Assemblée générale annuelle

 

L’assemblée générale annuelle a lieu dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de l’exercice financier, lequel se termine le 31 mars de chaque année.  Le Conseil d’administration fixe la date, le lieu, et l’heure de l’assemblée.               

 

Les membres y sont convoqués pour :

–          Accepter ou refuser les états financiers annuels ainsi que les prévisions budgétaires pour l’année à venir;

–          Nommer le vérificateur-comptable;

–          Accepter ou refuser le rapport d’activités de la Corporation;

–          Définir les politiques générales de la Corporation en conformité avec les objets de la Charte;

–          Élire les membres du Conseil d’administration;

–          Ratifier les actes posés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale annuelle;

–          Décider de toute autre décision que l’assemblée juge à propos de prendre au sujet de la Corporation;

–          Évaluer le fonctionnement de la Corporation;

 

3.3          Special General Meeting

 

Special General Meetings are held at the Head Office of the Corporation or at any other location determined by the Board of Directors when circumstances warrant it.

 

3.3.1 Meetings called upon a request by the Board of Directors

The Secretary is responsible for calling a Special General Meeting when asked to do so by the majority of Board members.

 

3.3.2 Meetings called upon a request by members

Board members must call a Special General Meeting immediately upon receipt, by the corporate secretary, of a written request signed by at least one-fifth (1/5) of the members of the Corporation. Said request will specify what matters are to be discussed. If the meeting is not called and held within twenty-one (21) days of the receipt of the request, then the members, representing at least one-fifth (1/5) of the members of the Corporation, can call this meeting themselves, regardless of whether or not they have signed the request.

 

3.3 Assemblée générale spéciale

 

Les assemblées générales spéciales sont tenues au siège social de la Corporation ou à tout autre endroit fixé par résolution du Conseil d’administration selon ce que les circonstances exigent. 

 

3.3.1 Assemblée convoquée à la demande du Conseil d’administration

Le secrétaire est tenu de convoquer une assemblée générale spéciale à la demande de la majorité des administrateurs.

 

3.3.2 Assemblée convoquée à la demande des membres

Les administrateurs doivent immédiatement convoquer une assemblée générale spéciale sur réception, par le secrétaire de la Corporation, d’une demande écrite signée par au moins un cinquième (1/5) des membres de la Corporation, indiquant les objets de l’assemblée projetée. Si l’assemblée n’est pas convoquée et tenue dans les vingt-et-un jours (21) de la date de réception de la demande, les membres représentant au moins un cinquième (1/5) des membres de la Corporation peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée, qu’ils aient  été ou non signataires de la demande.

 

3.4  Convocation notice

 

The General Meeting of members is called by means of a written convocation notice, hand-delivered or mailed to all members at less ten (10) days before the date of the meeting.

 

In case of emergency, the delay to call a Special General Meeting can be reduced to forty-eight (48) hours. The convocation notice must be given verbally or by phone, and must be posted in plain view in the Corporation building.

 

All convocation notice of meeting must include the following elements :

–          Identification of the Corporation,

–          Date, time and place of the meeting

–          Preliminary Agenda of the meeting

 

For the Special Meetings, the mode of notice of meeting is the same. The convocation notice must state clearly the objectives of the meeting. Only matters on the Agenda can be discussed.

3.4   Avis de convocation

 

L’assemblée générale des membres est convoquée au moyen d’un avis écrit, remis de main à main ou par la poste à chacun des membres, au moins dix (10) jours avant la tenue de l’assemblée.

 

En cas d’urgence, le délai peut être réduit à quarante-huit (48) heures. Cet avis doit être donné verbalement ou par téléphone et affiché bien en vue dans l’immeuble de la Corporation.

 

L’avis de convocation comporte les éléments suivants :

–          Identification de la Corporation;

–          Date, heure et lieu de la tenue de l’assemblée;

–          Projet d’ordre du jour de l’assemblée.

 

Pour les Assemblées spéciales, les modalités de convocation sont les mêmes. L’avis de convocation doit énoncer clairement le ou les buts de cette assemblée. Seules les affaires mentionnées à l’ordre du jour pourront être transigées.

 

 

3.5  Quorum

 

Ten (10) members in good standing present, of which the majority are tenant-members, constitutes a quorum for any General Meeting of members.

 

3.5 Quorum

 

Dix (10) membres en règle présents à l’assemblée, dont la majorité est des membres locataires, constituent un quorum suffisant pour toute assemblée générale des membres.

 

3.6  Vote

 

At any meeting of members, only members in good standing will have the right to one and only one vote. Voting by proxy will not be permitted.

 

Voting will be conducted by a show of hands, unless two (2) members request that the vote be taken by a secret poll. Issues submitted at any meeting shall be decided by a simple majority of the votes of members in good standing who are present in person, unless a special majority is required by Quebec Companies Act (L.R.Q., Chapter C-38). Elections are conducted by using secret ballots.

 

3.6 Vote

 

Aux assemblées des membres, seuls les membres en règle ont droit de vote, chacun ayant droit à un seul vote. Le vote par procuration est prohibé.

 

Le vote se prend à main levée, à moins qu’au moins deux (2) membres ne demandent la tenue d’un vote secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité simple des votes des membres en règle présents, sauf dans le cas où une majorité spéciale est prévue par la Loi sur les compagnies (L.R.Q., chap. C-38). Les élections se font au scrutin secret.

 

4- Board of Directors 4- Conseil d’administration
4.1 Powers

 

The Board of Directors is elected to manage all of the Corporation’s business.

 

It performs all acts required to achieve the Corporation’s goals as it is authorized to do by its patent letters and by-laws.

 

The Board of Directors is responsible for:

 

a)         Pursuing the goals of the Corporation,

b)        Accepting new members and the suspension or removal of members,

c)         Developing and implementing the policies of the Corporation,

d)        Preparing and controlling the annual budget,

e)        All administrative decisions governed by policies,

f)          Hiring employees of the Corporation and supervision of the Executive Director.

 

The Board of Directors may, at any time, buy, rent, acquire, build, and manage grounds, buildings, moveable and immoveable property for the Corporation in order to promote the interests of the Corporation.

 

It can make decisions regarding authorized buying and spending, as well as contracts and obligations in which it can enter into at the terms and conditions that it judges suitable.

 

Lastly, it insures that the rules are applied and the resolutions are executed.

 

4.1   Pouvoirs

 

Le Conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires de la Corporation.

 

Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit la Corporation, conformément aux lettres patentes et aux règlements généraux.

 

Le Conseil d’administration est responsable de :

 

a)             la poursuite des objectifs de la Corporation;

b)             l’acceptation des nouveaux membres et la suspension ou l’expulsion des membres;

c)              l’élaboration et l’application des politiques de la Corporation;

d)             la préparation et le contrôle du budget annuel;

e)             toute décision administrative à l’intérieur des politiques;

f)              l’embauche des employés de la Corporation et la supervision de la direction;

 

Il peut, en tout temps, acheter, louer, acquérir, construire et administrer des terrains, édifices ou autres biens, meubles ou immeubles de la Corporation en fonction des meilleurs intérêts de la Corporation.

 

Il prend les décisions concernant les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager dans les termes et les conditions qu’il juge convenable.

 

Enfin, il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.

 

4.2  Composition

 

The Board of Directors is made up of seven (7) members of which four (4) are tenants and three (3) are non-tenants. The Board of Directors elects from among these members the President, Vice-President, Treasurer, and Secretary.

 

The Executive Director of the Corporation sits on the Board of Directors without the right to vote.

4.2    Composition

 

Le Conseil d’administration est composé de sept (7) membres dont quatre (4) membres locataires et trois (3) membres non-locataires. Le Conseil d’administration élit parmi eux les postes de président, vice-président, trésorier et secrétaire.

 

La direction de l’organisme siège d’office au Conseil d’administration sans droit de vote.

 

4.3          Eligibility

 

Any member of the Corporation who is in good standing can be elected to the Board of Directors.

 

4.3    Personne éligible

 

Tout membre en règle de la Corporation peut être élu au Conseil d’administration.

 

4.4          Term of office

 

The term of office of Directors will be two (2) years. On odd years, there must be an election of 3 members: two (2) tenant members and one (1) non-tenant member. On even years, there must be an election of four (4) members: two (2) tenant members and two (2) non-tenant members.

 

Directors cannot be re-elected for more than three (3) consecutive terms. Every Director holds office starting at the end of the meeting at which he was elected. At the end of their terms, Directors hold office until election of a successor.

 

4.4    Terme et durée du mandat

 

Le terme du mandat d’un administrateur est de deux (2) ans. Les années impaires, il y a élection de trois (3) membres : deux (2) membres locataires et un (1) membre non-locataire. Les  années paires, il y a élection de quatre (4) membres : deux (2) membres locataires et deux (2) membres non-locataires.

 

Ce mandat ne peut être renouvelé plus de trois (3) fois consécutives. Un administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été élu. À la fin de son mandat, l’administrateur demeure en fonction  jusqu’à ce que son successeur ait été élu.

 

4.5          Election

 

Members of the Board of Directors are elected at the Annual General Meeting of the Corporation.

 

The Assembly nominates a president and a secretary of the election who also act as scrutineers. These persons need not be members of the Corporation. After having accepted to take on these roles, these two persons forgoes their right to be nominated and to vote in the election.

 

The election takes place as follows :

a)      The election president reads of the names of the Directors leaving office and, as the case may be, of the vacant seats.

b)      He accepts the nomination of a candidate, as proposed by a member. The assembly can name as many candidates as it wishes.

c)       The period of candidates’ nomination ends on a seconded proposition, not contested and adopted.

d)      The election president insures that each candidate accepts his nomination for the election; any refusal lead automatically to the withdrawal of the candidacy.

e)      After the elimination, if there are more candidates than vacant seats, an election must be held. However, if the number of candidates is equal to or lower than the number of vacancies, the candidates are then elected by acclamation.

f)       All elections shall be conducted by a secret poll.

g)      Every member will receive a ballot on which he writes the names of the candidates he has chosen. The maximum number of names indicated must be equal to the number of vacant positions.

h)      The Election President collects ballots and counts them with the Election Secretary. Candidates with the most votes are declared elected.

i)        In the event of a tie, a second election will be held to select one candidate from among those having obtained an equal number of votes.

j)        The Election President announces the name of the elected candidate but does not reveal the number of votes, which remains secret.

k)      Those present at the meeting are bound by all the procedural decisions made by the President, unless they appeal and revoke these decisions.

 

The ballots are destroyed after the election General Meeting.

4.5    Élection

 

L’élection des membres du Conseil d’administration se fait à l’occasion de l’assemblée générale annuelle de la Corporation.

 

L’assemblée nomine un président et un secrétaire d’élection qui feront aussi office de scrutateurs. Ces personnes peuvent être ou non des membres de la Corporation. Après avoir accepté d’agir en cette qualité, ces deux personnes ne peuvent pas être mises en nomination ni exercer leur droit de vote.

 

L’élection se déroule de la façon suivante :

a)      Le président d’élection donne lecture des noms des administrateurs sortant de charge ainsi que, s’il y a lieu, des sièges vacants.

b)      Il accepte les mises en candidatures sur proposition d’un membre. L’assemblée peut nommer autant de candidats qu’elle le désire.

c)       La période de mise en candidature prend fin sur une proposition dûment appuyée, non contestée et adoptée.

d)      Le président d’élection s’assure que chaque candidat accepte d’être mis en nomination à l’élection; tout refus de se présenter entraîne automatiquement le retrait de la candidature.

e)      Après cette élimination, s’il y a plus de candidats que de postes vacants, une élection doit être tenue. Cependant, si le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de postes vacants, les candidats sont déclarés élus par acclamation.

f)       S’il y a élection, elle est tenue par scrutin secret.

g)      Chaque membre reçoit un bulletin de vote où il écrit le nom des candidats qu’il choisit. Il doit inscrire au maximum un nombre de noms égal au nombre de postes à combler.

h)      Le président d’élection collecte les bulletins de vote et en fait le décompte en présence du secrétaire d’élections. Les candidats ayant accumulé le plus de votes sont déclarés élus.

i)        En cas d’égalité, une seconde élection sera tenue seulement avec les candidats qui ont eu un nombre égal de votes.

j)        Le président d’élection proclame les nouvelles personnes élues, sans toutefois donner le résultat du vote qui demeure secret.

k)      L’assemblée est liée par toutes les décisions de procédure prises par le président, à moins qu’il en appelle des décisions prises et qu’il les révoque.

 

Les bulletins de votes sont détruits après l’assemblée générale d’élection.

4.6          Vacancy

 

A vacancy occurs on the Board of Directors if a Director:

–            dies or is declared incompetent;

–            submits his written resignation;

–            is removed;

–            non-motivated absence of a Director for three consecutive meetings;

–            submits his resignation as a member of the Corporation;

–            no longer represents the organization that delegated him to the Board.

 

The remaining Directors fill such a vacancy for the unexpired term of the departed Director. The remaining Directors choose the new Director with the required qualities from among the members in good standing of the Corporation. The new Director must come from the same category of members as his predecessor.

 

4.6   Vacances

 

Il y a vacances au Conseil d’administration, dans les cas suivants :

–          La mort ou l’incapacité d’agir d’un de ses administrateurs;

–          La démission remise par écrit d’un administrateur;

–          La destitution d’un des administrateurs;

–          L’absence non motivée d’un administrateur à trois réunions consécutives.

–          La démission d’un administrateur comme membre de la Corporation.

–          Lorsqu’un administrateur ne représente plus l’organisme qui l’a délégué au Conseil d’administration.

 

Le Conseil d’administration comble toutes vacances pour la durée non-écoulée du mandat. Le Conseil d’administration nomme un nouvel administrateur possédant les qualités requises parmi les membres en règle de la Corporation. Ce nouvel administrateur doit provenir de la même catégorie de membres que le membre sortant.

 

4.7          Resignation

 

At any time, a Director may resign from the Board by submitting his resignation in writing. The Director’s resignation takes effect upon the reception of the notice or at any later date indicated by the resigning Director.

 

4.7   Démission

 

Un administrateur peut démissionner en tout temps de ses fonctions en présentant, par écrit, son avis de démission au Conseil d’administration. Cette démission entre en vigueur à compter de la réception de la lettre ou à toute autre date ultérieure indiquée par l’administrateur démissionnaire.

 

4.8  Removal

 

A Director can be dismissed by the members with the right to elect him in a Special General Meeting at which only those members are invited.

 

A Director of the Corporation can be removed for the following reasons :

–          If he does not fulfill his duties adequately,

–          If he does not fulfill the requirement, in force at the time, to be a member of the Corporation,

–          If he does not follow the rules regarding conflicts of interest.

 

4.8 Révocation

 

Une personne administratrice peut être révoquée par les membres qui ont le droit de l’élire lors d’une assemblée générale spéciale à laquelle seuls ces membres sont convoqués.

 

Un administrateur de l’organisme peut être révoqué pour les raisons suivantes :

·         S’il ne remplit pas ses fonctions adéquatement;

·         S’il ne remplit plus les conditions requises pour être membre de l’organisme;

·         S’il omet de se conformer aux règles concernant les conflits d’intérêt.

4.9          Meetings of the Board of Directors

 

The Directors will meet as often as is necessary to serve the interests of the Corporation, but at least six (6) times a year.

 

4.9  Réunion du Conseil d’administration

 

Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que les intérêts de la Corporation l’exigent, mais au moins six (6) fois l’an.

 

4.10        Convocation

 

The convocation notice (verbal or written) specifying the date, time and place must be given at least five (5) days before the meeting. The president sets the date and the Agenda of the meetings of the Board of Directors after conferring with its members. If the president neglects his duty, the majority of Board members can call a meeting of the Board of Directors for the said date, time and place and create an Agenda for the said meeting.

 

If all members of the Board of Directors are gathered together, they can, if they agree, decree that there is an official meeting. In that case, the convocation notice is no longer mandatory. The Board members must all sign a resolution to this effect to avoid any doubts about the value of this meeting.

 

In case of an emergency, a verbal or written notice given twenty-four (24) hours in advance is sufficient.

 

4.10  Convocation

 

L’avis de convocation (écrit ou verbal) spécifiant la date, l’heure et le lieu doit être donné au moins cinq (5) jours avant la réunion. Le président fixe la date et l’ordre du jour des réunions du Conseil d’administration après une consultation auprès des membres. Si le président néglige ce devoir, la majorité des membres peuvent commander une réunion du Conseil d’administration pour telle date, telle heure, à tel endroit et établir un ordre du jour pour cette réunion.
Si tous les membres du Conseil d’administration sont réunis, ils peuvent, s‘ils sont d’accord, décréter qu’il y ait réunion officielle et alors l’avis de convocation n’est pas nécessaire, les membres signant tous une résolution à cet effet afin d’éviter des doutes sur la valeur de cette réunion.

 

En cas d’urgence, il suffit d’un avis verbal ou écrit donné vingt-quatre (24) heures à l’avance.

 

4.11        Quorum

 

The quorum required for a meeting of the Board of Directors is set at four (4) Directors.

 

4.11 Quorum

 

Le quorum d’une réunion du Conseil d’administration est de quatre (4) membres.

 

4.12        Vote

 

During the Board of Directors meeting, each member has the right to one vote. The vote by proxy is prohibited. The decisions are reached by a simple majority (50 % + 1). In case of a tie vote, the discussion continues until a majority is obtained. If there is still no majority, the president may judge that the decision needs to be made at a General Meeting. All members can register their dissidence or abstention in the minutes.

 

4.12  Vote

 

Lors des réunions du Conseil d’administration, chaque membre a droit à un vote. Le vote par procuration est prohibé. Les décisions sont prises à majorité simple (50 % + 1) des votes. En cas d’égalité des voix, la discussion est reprise jusqu’à ce que la majorité soit atteinte, sinon la décision pourrait être confiée à l’assemblée générale au jugement du président. Tout membre qui le désire peut faire consigner sa dissidence ou son abstention au procès-verbal.

 

4.13 Phone or electronic meetings

 

If the majority of Directors agree, Directors can participate in a Board Meeting with the use of means allowing verbal communication among all participants, including by phone.

 

4.13 Réunion téléphonique

 

Les administrateurs peuvent, si une majorité d’entre eux est d’accord, participer à une réunion du conseil à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone.

 

4.14 Value of the resolutions

 

The resolutions written and signed by all the Directors have the same values as if they were adopted during a regular Board of Directors meeting.

 

A copy of these resolutions is kept with the minutes of the Board’s meeting.

 

4.14 Valeur des résolutions

 

Les résolutions écrites et signées par tous les administrateurs ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours d’une réunion du conseil.

 

Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil.

4.15 Conflicts of interest

 

A Director who has a direct or indirect interest in a company, a contract or any other activity that conflicts with his personal interest, other than the one given by his function as member, and the one of the Corporation must, at risk of loss of his mandate, divulge his interest, abstain from voting on all questions concerning the company, contract or economic activity in which he has an interest, and must avoid influencing the decision in question. The disclosure is done verbally or in writing, and is recorded to the minutes of the Board Meeting.

 

The Director must withdraw from the meeting for the length of the deliberations concerning the company, contract or activity in which he has an interest.

 

4.15 Conflit d’intérêt

 

L’administrateur qui a un intérêt direct ou indirect dans une entreprise, un contrat ou toute autre activité mettant en conflit son intérêt personnel, autre que celui que lui confère sa qualité de membre, et celui de la Corporation doit, sous peine de déchéance de sa charge, divulguer son intérêt, s’abstenir de voter sur toute question concernant l’entreprise, le contrat ou l’activité économique dans laquelle elle a un intérêt et éviter d’influencer la décision s’y rapportant. Cette divulgation est faite par écrit ou verbalement, et est consignée au procès-verbal des délibérations du Conseil d’administration.

 

Il doit en outre se retirer de la réunion pour la durée des délibérations qui concernent l’entreprise, le contrat ou l’activité dans laquelle il a un intérêt.

 

4.16        Remuneration

 

No remuneration will be paid to members of the Board of Directors. Directors may be reimbursed for expenses incurred for the Corporation only if these expenses are authorized in advance.

 

4.16   Rémunération

 

Les administrateurs ne sont pas rémunérés; seules les dépenses qu’ils effectuent pour la Corporation, et préalablement autorisées par le Conseil d’administration, sont remboursables.

 

5- Officers 5- Officiers
5.1          Elections

 

After their election at the Annual Meeting of members, the Directors proceed to choose the officers of the Corporation. The officers are: President, Vice-President, Treasurer and Secretary.

 

During their mandate and following it, the Directors of the Corporation must assure the confidentiality of the business discussed in the Meetings.

5.1     Élections

 

Après leur élection par l’Assemblée générale des membres, les administrateurs choisissent entre eux les officiers de la Corporation. Les officiers sont: le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire.

 

Au cours de leur mandat et même par la suite, les personnes dirigeantes de la Corporation doivent assurer la confidentialité des affaires qui sont traitées en conseil.

 

5.2          President

 

a)                  The President is the Chief Executive Officer of the Corporation.

 

b)                 The President chairs General Meetings and meetings of the Board of Directors.

 

c)                  The President insures proper decision-making and carrying out of decisions.

 

d)                 The President is responsible for calling meetings and preparing agendas for the said Corporation’s meetings.

 

e)                 The President insures that the Board acts in conformity with the law, rules, agreements and contracts that bind the Corporation. He ensures that the Corporation complies with its annual obligations as a moral person.

 

f)                   The President represents the Corporation to the public.

 

g)                  The President signs the official documents in the name of the Corporation.

 

h)                 The President exercises all powers and functions laid out in the by-laws of the Corporation or voted by the Board of Directors.

 

5.2    Président

 

a)        Le président est l’officier exécutif en chef de la Corporation.

 

b)        Le président préside les réunions du Conseil d’administration et les assemblées des membres de l’organisme.

 

c)         Le président s’assure que les décisions sont prises et que les mandats sont réalisés.

 

d)        Le président s’assure de la convocation et de la préparation de l’ordre du jour des réunions de la Corporation.

 

e)        Le président veille à ce que le conseil agisse conformément à la Loi, aux règlements, aux conventions et contrats qui lient la Corporation. Il veille également à ce que la Corporation remplisse ses obligations annuelles en tant que personne morale.

 

f)         Le président représente la Corporation auprès du public.

 

g)        Le président signe les documents officiels au nom de la Corporation.

 

h)        Le président exerce tous les autres pouvoirs et fonctions prévus aux règlements de la Corporation ou déterminés par le Conseil d’administration.

 

5.3          Vice-President

 

a)                  The Vice-President may exercise the powers of the President if the President is absent or acts incompetently, uncooperatively, or negligently.

 

b)                  The Vice-President exercises all powers and duties that may be assigned to him by the Board of Directors.

 

5.3     Vice-président

 

a)        En cas d’absence, d’incapacité, de refus ou de négligence d’agir du président, le vice-président peut exercer les pouvoirs et fonctions du président.

 

b)        Le vice-président exerce les pouvoirs et fonctions que lui confie le Conseil d’administration.

5.4          Treasurer

 

a)                  The Treasurer is in charge of the finances of the Corporation.

 

b)                 The Treasurer must deposit the funds of the Corporation in an appropriate account at a bank or other financial institution designated by the Board of Directors.

 

c)                  The Treasurer reports as often as necessary to the President and to the Board of Directors on the financial situation of the Corporation as well as on the transactions he makes in his capacity as Treasurer.

 

d)                 The Treasurer prepares, maintains, and has custody or delegates custody of suitable books of account and accounting records.

 

e)                 The Treasurer must allow authorized parties to examine the ledgers and accounts of the Corporation.

 

f)                   The Treasurer must sign all documents requiring his signature. He must also exercise the powers and functions that the Board of Directors assigns to him or that are inherent to his position.

 

g)                  The Treasurer submits budget forecasts and administers financial resources carefully to guarantee a sound financial situation for the Corporation.

 

5.4 Trésorier

 

a)        Le trésorier a la charge générale des finances de la Corporation.

 

b)        Le trésorier doit déposer l’argent et les autres valeurs de la Corporation au nom et au crédit de cette dernière dans toute banque ou institution financière que les administrateurs désignent.

 

c)         Le trésorier doit rendre compte au président et au Conseil d’administration de la situation financière de la Corporation et de toutes les transactions qu’il a faites en sa qualité de trésorier, chaque fois qu’il en est requis.

 

d)        Le trésorier doit dresser, maintenir et conserver ou voir à faire conserver les livres de comptes et registres comptables adéquats.

 

e)        Le trésorier doit laisser examiner les livres et comptes de la Corporation par les personnes autorisées à ce faire.

 

f)         Le trésorier doit signer tout document nécessitant sa signature et exercer les pouvoirs et fonctions que le Conseil d’administration détermine ou qui sont inhérents à sa charge.

 

g)        Le trésorier soumet les prévisions budgétaires et gère les ressources financières prudemment, de façon à assurer une bonne situation financière pour la Corporation.

 

5.5 Secretary

 

a)             The Secretary has the responsibility and the safekeeping of the documents and registers of the Corporation.

 

b)            The Secretary writes the minutes of the members’ meeting and of the Board of Directors’ meetings. He keeps the minutes in a Book dedicated to this purpose.

 

c)             The Secretary gives notice of the members’ meetings, of all the Board of Directors Meetings and of the latter’s committees.

 

d)            The Secretary executes the mandates given to him by the President or the Board of Directors.

5.5    Secrétaire

 

a)         Le secrétaire a la responsabilité et la garde des documents et registres de la Corporation.

 

b)         Le secrétaire rédige les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du Conseil d’administration. Il garde ces procès-verbaux dans un livre tenu à cet effet.

 

c)          Le secrétaire donne avis de toute assemblée des membres et de toutes réunions du Conseil d’administration ou de ses comités.

 

d)         Le secrétaire exécute les mandats qui lui sont confiés par le président ou le Conseil d’administration.

 

5.6          Resignation and Removal

 

An officer may resign by submitting his resignation in writing to the Secretary of the Corporation. Resignations are effective upon receipt of the written notice or at any later date mentioned by the resigning officer.

 

Moreover, a resigning Board member ceases to be an officer of the Corporation as soon as his resignation becomes effective.

 

The Board of Directors may remove an officer. This officer ceases to exercise his duties from the time he is removed.

 

5.6     Démission et destitution

 

Un officier peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit à cet effet au secrétaire de la Corporation.  Sa démission entre en vigueur dès la réception de l’avis ou à toute date ultérieure mentionnée par l’officier démissionnaire.

 

De plus, si un membre du Conseil d’administration démissionne comme administrateur, il cesse d’être officier de la Corporation dès l’entrée en vigueur de sa démission.

 

Le Conseil d’administration peut destituer un officier. Ce dernier cesse d’exercer ses fonctions dès qu’il est destitué.

 

6 – Committees 6 – Comités
 

To ensure the proper functioning of the Corporation, the Board of Directors may constitute committees and specify their mandate (for example: selection committee, tenants committee, etc.). The Committee’s members are appointed by the Board of Directors. The committees are overseen by the Board of Directors, which implies that:

·         The committees are subject to the decisions of the Board of Directors,

·         The committees’ recommendations must be approved by the Board of Directors,

·         No spending may be made by the committees without the Board of Directors’ approval.

 

 

Pour assurer le bon fonctionnement de l’organisme, le Conseil d’administration peut former des comités et en préciser le mandat (par exemple : comité de sélection, comité de locataires, etc.). Les membres de ces comités sont nommés par le Conseil d’administration. Les comités demeurent sous la responsabilité du Conseil d’administration, ce qui implique que :

·         Les comités sont soumis aux décisions du Conseil d’administration;

·         Les recommandations des comités doivent être approuvées par le Conseil d’administration;

·         Aucune dépense ne doit être faite par les comités sans avoir été autorisée par le Conseil d’administration.

 

7- Financial provisions 7 – Dispositions financières
7.1  Financial Provisions

 

The fiscal year of the Corporation will begin on April 1 and end on March 31 of each year.

 

7.1       Dispositions financières

 

L’exercice financier de la Corporation débute le 1er avril, pour se terminer le 31 mars de chaque année.

 

7.2  Audit

 

Ledgers and financial statements of the Corporation will be audited and certified yearly at the end of every fiscal year by the auditor appointed for such a purpose at the Annual General Meeting.

 

If, for whatever reason, an auditor ceases to carry out his duties before his term expires, the Board of Directors may fill the vacancy by appointing a successor, who will hold office until the expiry of the predecessor’s term.      

 

7.2       Vérification

 

Les livres et états financiers de la Corporation seront vérifiés et certifiés à chaque année, à l’expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de l’assemblée générale annuelle.

 

Si le vérificateur cesse de remplir ses fonctions pour quelque raison que ce soit avant l’expiration de son terme, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu’à l’expiration du terme de son prédécesseur.

 

7.3  Banking Instruments

 

All cheques, notes and other banking instruments of the Corporation will be signed by two (2) of the following persons: the President, the Treasurer, the Secretary or any other person authorized by a resolution from the Board of Directors.

 

7.3       Lettres de change

 

Les chèques, billets ou autres effets bancaires de la Corporation sont signés par deux (2) des trois personnes suivantes : le président, le trésorier, le secrétaire ou toute autre personne autorisée par résolution du Conseil d’administration.

 

7.4  Cheques and contracts

 

The contracts and other documents that require a signature must be approved by the Board of Directors prior to their signature. They are then signed by the President or the Treasurer or by the persons appointed for that purpose by the Board of Directors.

 

7.4 Chèques et contrats

 

Les contrats et autres documents qui requièrent la signature doivent au préalable être approuvés par le Conseil d’administration. Ils sont ensuite signés par le président et le trésorier ou par les personnes désignées à cette fin par le Conseil d’administration.

 

7.5  Loan

The Board of Directors can, when it judges appropriate, adopt a rule to make loans, using the credit of the Corporation.

 

7.5  Emprunt

Le Conseil d’administration peut, lorsqu’il le juge opportun, adopter un règlement pour faire des emprunts de denier sur le crédit de la Corporation.

 

8- Other dispositions 8 – Autres dispositions
8.1 Declarations

 

The President and all persons with authorization of the President may appear before a court and speak on behalf of the Corporation whenever a court issues a brief or an ordinance, or whenever a court conducts an interrogation. This person may speak on behalf of the Corporation during any legal procedure, as long as the Corporation is directly concerned.

 

8.1       Déclarations

 

Le président ou toute personne autorisée par le président  est autorisé à comparaître et à répondre pour la Corporation à tout bref, ordonnance, interrogatoire émis par une Cour et à répondre, au nom de la Corporation, à toute procédure à laquelle la Corporation est partie.

 

8.2          Modification of the By-laws

 

Any proposition of modification to the Charter or the By-laws must by accepted by the Board of Directors and presented in writing to the members at least fifteen (15) days before an Annual or a Special Meeting.

 

The modification must be ratified by at least two-thirds (2/3) of the members present at the General Meeting.

 

8.2       Modifications des règlements généraux

 

Toute proposition de modification de la charte ou des règlements généraux doit être acceptée par le Conseil d’administration et présentée par écrit aux membres au moins quinze (15) jours avant l’assemblée générale annuelle ou spéciale.

 

Les modifications doivent être ratifiées par au moins les deux-tiers (2/3) des membres présents à l’assemblée générale.

 

8.3          Dissolution

 

According to the Law, the Charter, and the By-Laws of the Corporation, any discussion or resolution resulting in the merger, liquidation, or dissolution of the Corporation is decided at the Annual General Meeting of the Corporation. The decision requires the approval of two-thirds (2/3) of the members. In the event of dissolution, the assets of the Corporation will be donated to a Corporation or an institution pursuing similar objectives.

 

8.3    Dissolution

 

Sous réserve des exigences de la Loi, de la Charte et du règlement, toute discussion ou résolution entraînant la fusion, la liquidation ou la dissolution de la Corporation est du ressort de l’assemblée générale de la Corporation. Cette décision doit être prise par deux tiers (2/3) des membres. En cas de dissolution, les actifs seront versés à une corporation ou une institution poursuivant des objectifs semblables.

 

8.4          Sanctions

 

This in-house regulation goes into effect upon its acceptance at the General Meeting.

 

8.4     Sanctions

 

Le présent règlement de régie interne entre en vigueur dès son acceptation par l’assemblée générale.

 

Thursday, June 22, 1989

Amended June 1998

Amended ….

Jeudi le 22 juin 1989

Amendé Juin 1998

Amendé …

 

 

Documents disponible en PDF:

https://maisonlucienlallier.files.wordpress.com/2016/03/rg-mll-final-15-janv-2016-eng-fr.docx

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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